Sistema TS 2026: una sola scadenza all’anno (e il divieto di e-fattura definitivo)

1. La trasmissione diventa annuale

Il DM MEF del 29 ottobre 2025, che dà attuazione all’art. 5 del D.Lgs. 81/2025, ha eliminato l’obbligo di invio semestrale. Per le spese sanitarie sostenute dal 1° gennaio 2025, la trasmissione dei dati si effettua una sola volta all’anno, entro il 31 gennaio dell’anno successivo a quello di riferimento.

Per i dati del 2025 il termine è già scaduto il 2 febbraio 2026: il 31 gennaio cadeva di sabato e la scadenza è slittata al primo giorno lavorativo.

Il calendario per le spese del 2026

Riguarda i pagamenti incassati dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026, che alimenteranno la dichiarazione precompilata 2027.

Il termine ordinario sarebbe il 31 gennaio 2027, ma cade di domenica: da qui il 1° febbraio. La settimana successiva resta aperta la finestra per correggere quanto già trasmesso.

Conta la data di pagamento, non quella della fattura

È il punto che genera più errori a cavallo d’anno. Per stabilire in quale invio finisce un documento si guarda alla data di pagamento, secondo il criterio di cassa (art. 7, comma 2-bis, del DM 19 ottobre 2020).

Esempio: una fattura emessa il 29 dicembre 2025 ma incassata a gennaio 2026 non apparteneva all’invio chiuso a febbraio 2026. Appartiene ai dati del 2026, quindi va trasmessa entro il 1° febbraio 2027.

2. Il divieto di fattura elettronica non è più una proroga

Questa è la novità che passa più inosservata, ed è forse la più rilevante. Dal 2019 il divieto di usare lo SdI per le spese sanitarie delle persone fisiche veniva prorogato di anno in anno, con l’ansia da Milleproroghe che tornava ogni dicembre.

Il D.Lgs. 81/2025 ha modificato in modo strutturale l’art. 10-bis del D.L. 119/2018: il divieto di emettere fattura elettronica via SdI vale ora a regime, sia per i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema TS, sia per chi — pur non essendovi tenuto — documenta prestazioni sanitarie rese a persone fisiche.

Ai fini del divieto rileva il requisito oggettivo, cioè la natura sanitaria della prestazione, indipendentemente da chi la eroga. E quando la prestazione è resa a una persona fisica ma fatturata a un soggetto terzo che se ne fa carico, il nominativo del paziente non va mai inserito nel documento.

La trappola della scadenza annuale

Una scadenza sola è più comoda. È anche più insidiosa: se qualcosa è impostato male, l’errore non lo scopri a settembre — lo scopri dodici mesi dopo, moltiplicato per dodici mesi di documenti.

Le sanzioni, infatti, sono costruite per documento, non per invio. L’art. 3, comma 5-bis, del D.Lgs. 175/2014 prevede 100 € per ogni comunicazione omessa, tardiva o errata, con un massimo di 50.000 €, e in deroga espressa al cumulo giuridico. Con la risoluzione n. 22/E del 23 maggio 2022 l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che per “comunicazione” si intende ogni singolo documento di spesa, a prescindere dal numero di file trasmessi o dai pazienti a cui si riferiscono.

Due valvole di sfogo, entrambe da conoscere prima e non dopo:

• in caso di dati errati, la sanzione non si applica se la trasmissione corretta avviene entro i 5 giorni successivi alla scadenza, oppure entro 5 giorni dall’eventuale segnalazione dell’Agenzia;
• se la comunicazione è trasmessa correttamente entro 60 giorni dalla scadenza, la sanzione è ridotta a un terzo, con un massimo di 20.000 €.

Per dare una misura concreta: 300 documenti errati valgono 30.000 € di sanzione. Per uno studio che vede 25 pazienti a settimana non è un numero teorico.

L’opposizione del paziente

Il paziente può chiedere che la spesa non finisca nella sua dichiarazione precompilata — capita spesso per le prestazioni psicologiche. L’opposizione si esercita in tre modi:

• non comunicando il codice fiscale al momento della spesa;
• chiedendo al professionista o alla struttura di annotare l’opposizione sul documento fiscale;
• accedendo all’area riservata del Sistema TS nella finestra dedicata (per le spese 2026: dal 9 febbraio all’8 marzo 2027).

Quello che riguarda direttamente te è il secondo canale: se il paziente te lo chiede, l’annotazione va sul documento e la richiesta va conservata. Il tracciato prevede un apposito flag opposizione, che consente di trasmettere comunque il documento segnalando la volontà del cittadino, accanto ai campi “pagamento tracciato” e “tipo di documento”.

Due dettagli tecnici che fanno la differenza

Il pagamento tracciato

Il tracciato record contiene il campo “Pagamento Tracciato”, in cui si indica se il documento è stato pagato con strumenti tracciabili oppure in contanti. Nel secondo caso il Sistema TS considera la spesa indetraibile.

Non è un dettaglio burocratico: è la differenza tra un paziente che trova la detrazione già caricata nella precompilata e un paziente che ti chiama a maggio chiedendo perché non c’è.

L’imposta di bollo

Il bollo pagato dall’assistito insieme alla prestazione va comunicato al Sistema TS in una riga distinta rispetto al valore della prestazione, con codice natura N1 oppure, in alternativa, N2.2, in quanto anch’esso detraibile.

Se sul bollo hai dubbi già a monte — contrassegno, bollo virtuale, F24 — ne abbiamo scritto qui: Imposta di bollo: quando cartaceo, quando virtuale.

La checklist

• Registra l’incasso con la data di pagamento effettiva, non con quella della fattura.
• Marca subito tracciato / contanti: fra sei mesi non te lo ricordi.
• Raccogli le opposizioni per iscritto, sul documento, nel momento in cui il paziente te le chiede.
• Verifica il tipo di spesa corretto per la tua professione.
• Controlla gli scarti ogni mese, invece di scoprirli tutti insieme a gennaio.
• Segna in agenda 1° febbraio 2027, e la finestra di rettifica fino all’8 febbraio.